Front office AI · Rispondi · Cattura · Esegui
Vokira non è un chatbot che improvvisa. È l'intelligenza che risponde quando tu non puoi, cattura ogni contatto, porta avanti le operazioni di tutti i giorni e, quando serve una persona, le passa la parola con il riassunto già pronto. Costruita sui tuoi contenuti reali, tiene separati clienti e sedi e parla la lingua di chi ti contatta.
Distribuita da Tailor Made Media s.r.l. (TMM).
Ogni giorno la tua azienda riceve le stesse domande: orari, disponibilità, prezzi indicativi, stato di un ordine, "posso prenotare?", "come funziona?". Sembrano banali. Ma è proprio lì, nei primi secondi di contatto, che un potenziale cliente decide se restare o andarsene. Il canale telefonico racconta un problema più grande di quanto si pensi: molte chiamate perse non vengono mai richiamate, e una parte di chi non riceve risposta contatta direttamente un concorrente. A questo si aggiunge un problema silenzioso: la conoscenza dell'azienda è sparsa. Sta nella testa di una persona, in un PDF, in una vecchia email, in un foglio. Quando il front office non ha sotto mano l'informazione giusta e aggiornata, risponde male, risponde tardi, oppure non risponde. E quando arriva una richiesta — un ordine, una prenotazione, un documento da preparare — spesso si ferma lì, in attesa di qualcuno che la porti avanti.
Per chi è: attività locali, aziende multi-sede, team commerciali e di servizio, agenzie e gruppi che gestiscono più clienti— e chi è già rimasto deluso da un chatbot.
Controllo operativo e responsabilità. Vokira è pensata per aziende che vogliono automatizzare il front office senza perdere governo: lavora su contenuti approvati, mantiene separati clienti e sedi, registra i passaggi importanti e porta all'operatore i casi fuori perimetro con il contesto già pronto. Le azioni sensibili — pagamenti, invii esterni, operazioni delicate — restano sotto regole esplicite: l'assistente prepara, riassume e procede solo secondo le autorizzazioni definite.
Mettiamo da parte i termini tecnici. Ecco cos'è Vokira, in parole che capisce chiunque.
Un buon receptionist non si inventa le risposte: legge dal manuale dell'azienda. Vokira fa esattamente questo. Risponde a partire dai tuoi contenuti reali — documenti, pagine, policy, listini che le dai tu. E quando la domanda è "fuori manuale", non improvvisa: passa la parola a una persona, consegnandole già il riassunto. In gergo tecnico si chiama knowledge governata: per noi significa semplicemente "risponde di ciò che sa, e su ciò che non sa chiama l'umano".
La segreteria telefonica è dove muoiono i clienti: la maggior parte di chi ci finisce non richiama. Vokira è pensata per rispondere quando tu non puoi, su testo e — al telefono — anche dal vivo, capendo e parlando la lingua di chi chiama. Non per rimpiazzare la tua voce, ma perché un contatto che non aspetta è un contatto perso.
La differenza vera è qui. Vokira non si ferma alla risposta: trasforma un contatto in qualcosa di concreto. Una telefonata diventa un nuovo contatto registrato; una richiesta diventa un'attività da seguire; "vorrei prenotare" o "vorrei ordinare" diventa un appuntamento o un ordine avviato; un documento richiesto diventa una bozza pronta. Sempre dentro i tuoi binari, e con conferma prima delle azioni delicate.
Se gestisci più sedi o più clienti, il rischio è che le informazioni si mescolino. Con Vokira ogni cliente e ogni sede ha il proprio cassetto separato: stessa intelligenza, ma le conoscenze e i dati non si toccano e non si confondono. Una sola piattaforma, tante basi isolate.
La cosa che i clienti odiano di più dei bot è dover ripetere tutto da capo quando arriva la persona vera. Vokira no: quando passa la conversazione a un operatore umano, gli consegna trascritto completo e riassunto del problema. Come un collega che in due righe ti dice "ecco di cosa si tratta, parti da qui".
Vokira Web è l'istanza web di Vokira — l'assistente con cui puoi già parlare sulla home di TMM: stessa intelligenza, sul web.
Il nostro principio è semplice e dichiarato: partiamo dal problema, non dal tool. Ecco come si costruisce un front office Vokira con TMM.
Come lo facciamo
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Non vendiamo una piattaforma: ascoltiamo. Quali domande arrivano più spesso? Dove perdete contatti? Cosa dovrebbe poter fare l'AI da sola, e quando deve intervenire una persona? Il brief è il punto di partenza, sempre.
Raccogliamo e organizziamo le fonti vere dell'azienda — documenti, pagine, policy, listini, FAQ interne — in una knowledge base governata. È questo che permette all'assistente di rispondere ancorato ai fatti, e non "a memoria". È il meccanismo standard che riduce le risposte inventate: si recupera da fonti controllate.
Definiamo tono, ambito, lingue e comportamento. L'assistente capisce l'intento, mantiene il contesto della conversazione e risponde su testo e — dove è nel perimetro — anche al telefono. Il flusso vocale è quello standard del settore: ascolta, trascrive, interpreta l'intento, risponde, in pochi secondi, nella lingua di chi chiama.
Decidiamo insieme cosa Vokira può eseguire oltre a rispondere: registrare un contatto, aprire un'attività di follow-up, avviare un appuntamento o un ordine, preparare la bozza di un documento. Le azioni che contano — pagamenti, invii esterni, operazioni delicate — passano sempre da un riassunto e da una conferma esplicita prima di partire.
Stabiliamo quando Vokira deve fermarsi e chiamare una persona: argomenti sensibili, casi fuori manuale, richieste esplicite. Al passaggio, l'operatore riceve trascritto e riassunto, così entra già nel contesto. È la best practice riconosciuta: AI assistita, guidata dall'umano.
Se servono più sedi o più clienti, attiviamo workspace separati, ognuno con knowledge, configurazione e dati isolati. Nessuna contaminazione tra basi di conoscenza.
Ogni interazione e ogni azione sono tracciabili. Rivediamo cosa funziona, dove l'assistente deve passare la mano, cosa aggiungere alla knowledge. Vokira non è un progetto "una volta e via": cresce con l'azienda. Privacy by design: si progetta per la conformità al GDPR, con controlli d'accesso, log delle interazioni, dati separati per workspace e regole chiare su chi vede cosa.
Esempi in forma anonima e qualitativa. Nessun nome cliente, nessun numero storico.
Il front office passa la giornata a rispondere alle stesse 20 domande, e i casi davvero importanti restano indietro. Metodo: assistente costruito su knowledge governata, che copre le domande standard e passa all'umano i casi fuori manuale.
Chi chiama vuole prenotare o ordinare, ma la richiesta resta a metà finché qualcuno non la prende in mano — e a volte si perde. Metodo: l'assistente non solo risponde, ma avvia l'operazione (contatto, appuntamento, ordine, bozza di documento), chiedendo conferma dove serve.
Ogni sede dà risposte diverse, e le informazioni di una "sporcano" quelle di un'altra. Metodo: un workspace separato per sede, ognuno con la propria knowledge e i propri dati isolati.
Gestire l'AI di tanti clienti diversi diventa ingestibile, e il rischio di confondere le basi di conoscenza è alto. Metodo: architettura multi-workspace — un solo strumento, basi e dati completamente isolati per cliente.
Nelle ore di punta i contatti si accumulano e qualcuno resta senza risposta. Metodo: l'assistente assorbe il primo contatto e, dove serve un umano, passa la mano con il riassunto già pronto.
In una frase, cos'è Vokira?
È l'AI che presidia il front office: risponde alle domande dei clienti a partire dai tuoi contenuti reali, cattura ogni contatto, porta avanti operazioni quotidiane (come avviare una prenotazione, un ordine o la bozza di un documento) e, quando serve una persona, le passa la parola con un riassunto già pronto. La differenza rispetto a un "chatbot" è che risponde ancorata ai tuoi contenuti e agisce dentro regole chiare, non a caso.
Come funziona al telefono?
Quando il canale telefonico è nel perimetro, il flusso è semplice: l'assistente ascolta, trascrive ciò che dici, interpreta l'intento e risponde, in pochi secondi e nella lingua di chi chiama. Risponde a partire dalla knowledge governata dell'azienda e, quando serve, passa la chiamata a una persona.
L'AI può inventarsi le risposte? Come lo evitate?
È la preoccupazione più legittima. Vokira risponde a partire dalle fonti reali dell'azienda (knowledge governata): quando non sa, non improvvisa — cattura la richiesta e la passa a un umano. È il meccanismo standard per ridurre le risposte inventate: recuperare da fonti controllate invece di "tirare a indovinare".
Vokira agisce da sola? E se sbaglia un'azione importante?
Vokira esegue le operazioni che le abiliti, ma sulle azioni che contano — pagamenti, invii esterni, operazioni delicate — non parte mai senza una conferma: prima ti mostra un riassunto di cosa sta per fare, poi agisce solo se autorizzata. Dove qualcosa la blocca, prepara una bozza e indica il passo successivo, invece di fare danni.
Come avviene il passaggio a un operatore umano?
Definiamo insieme le regole: quando Vokira deve fermarsi (argomenti sensibili, casi fuori manuale, richiesta esplicita del cliente). Al passaggio, l'operatore riceve trascritto completo e riassunto del problema, così il cliente non deve ripetere nulla. È l'approccio "AI assistita, guidata dall'umano".
È sicura per i miei dati ed è progettata per il GDPR? Gestisco più clienti o sedi: si mescola tutto?
Si progetta con privacy by design e per la conformità al GDPR: controlli d'accesso, log delle interazioni, separazione dei dati per workspace e regole chiare su chi può vedere cosa. E no, nulla si mescola: Vokira è multi-workspace, quindi ogni cliente e ogni sede ha knowledge, configurazione e dati isolati, senza alcuna contaminazione.
Il modo migliore per capire se Vokira fa per te è partire dal tuo front office reale: quali domande arrivano, dove perdi contatti, cosa deve poter fare l'AI da sola e quando deve intervenire una persona. Niente promesse a scatola chiusa, niente prezzi a caso: prima il problema, poi la soluzione costruita sulle tue fonti.
Parla con un senior · Scopri la piattaforma completa su vokira.ai
