IA de front office · Responder · Captar · Actuar
Vokira no es un chatbot que se inventa cosas. Es la inteligencia que responde cuando tú no puedes, capta cada contacto, hace avanzar tus operaciones diarias y — cuando se necesita a una persona — pasa el relevo con el resumen ya preparado. Construida sobre tus contenidos reales, mantiene clientes y sedes separados y habla el idioma de quien te contacta. Distribuida por Tailor Made Media (TMM).
Cada día tu empresa recibe las mismas preguntas: horarios, disponibilidad, precios indicativos, estado de un pedido, «¿puedo reservar?», «¿cómo funciona?». Parecen triviales. Pero es justo ahí, en los primeros segundos de contacto, donde un cliente potencial decide si se queda o se va. El canal telefónico revela un problema mayor de lo que muchos suponen: muchas llamadas perdidas nunca se devuelven, y una parte de quienes no reciben respuesta contactan en cambio con un competidor. A esto se suma un problema silencioso: el conocimiento de la empresa está disperso. Vive en la cabeza de una persona, en un PDF, en un correo antiguo, en una hoja de cálculo. Cuando el front office no tiene a mano la información correcta y actualizada, responde mal, responde tarde o no responde. Y cuando llega una solicitud real — un pedido, una reserva, un documento que preparar — a menudo se queda parada ahí, esperando a que alguien la haga avanzar.
Para quién es: negocios locales, empresas con varias sedes, equipos comerciales y de servicio, agencias y grupos que gestionan varios clientes— y cualquiera ya decepcionado por un chatbot.
Para quién NO es (honestidad ante todo). Vokira no es un juguete para encender y olvidar, y no promete sustituir a las personas. Está pensada para quien quiere un front office asistido por IA pero guiado por humanos, anclado en su propio material, con reglas claras sobre qué puede hacer la IA por su cuenta y cuándo debe intervenir una persona. En las acciones que importan — pagos, envíos externos, operaciones delicadas — Vokira no actúa por iniciativa propia: primero resume y pide confirmación.
Dejemos de lado la jerga. Esto es lo que es Vokira, en palabras sencillas que cualquiera entiende.
Un buen recepcionista no inventa las respuestas — las lee del manual de la empresa. Vokira hace exactamente eso. Responde a partir de tus contenidos reales — documentos, páginas, políticas, listas de precios que le das. Y cuando una pregunta queda «fuera del manual», no improvisa: pasa el relevo a una persona, entregándole ya el resumen. El término técnico es conocimiento gobernado; en la práctica significa simplemente «responde sobre lo que sabe, y sobre lo que no sabe llama a un humano».
El buzón de voz es donde mueren los clientes: la mayoría de quienes llegan ahí nunca vuelven a llamar. Vokira está diseñada para responder cuando tú no puedes, por texto y — al teléfono — también en vivo, entendiendo y hablando el idioma de quien llama. No para reemplazar tu voz, sino porque un contacto que no espera es un contacto perdido.
Aquí está la diferencia de verdad. Vokira no se detiene en la respuesta: convierte un contacto en algo concreto. Una llamada se convierte en un nuevo contacto registrado; una solicitud se convierte en una tarea a seguir; «quiero reservar» o «quiero pedir» se convierte en una cita o un pedido iniciado; un documento solicitado se convierte en un borrador listo. Siempre dentro de tus reglas, y con confirmación antes de cualquier acción delicada.
Si gestionas varias sedes o clientes, el riesgo es que la información se mezcle. Con Vokira, cada cliente y cada sede tiene su propio cajón separado: la misma inteligencia, pero el conocimiento y los datos nunca se tocan ni se mezclan. Una sola plataforma, muchas bases aisladas.
Lo que más odian los clientes de los bots es tener que repetir todo desde cero cuando por fin aparece una persona real. Con Vokira no: cuando pasa una conversación a un agente humano, le entrega la transcripción completa y un resumen del problema. Como un colega que te dice en dos líneas: «de esto se trata, empieza por aquí».
Vokira Web es la instancia web de Vokira — el asistente con el que ya puedes hablar en la página de inicio de TMM: la misma inteligencia, en la web.
Nuestro principio es simple y declarado: partimos del problema, no de la herramienta. Así se construye un front office Vokira con TMM.
Cómo lo hacemos
Sale · Resultado
No vendemos una plataforma; escuchamos. ¿Qué preguntas llegan más a menudo? ¿Dónde pierdes contactos? ¿Qué debería poder hacer la IA por su cuenta, y cuándo debe intervenir una persona? El brief es siempre el punto de partida.
Reunimos y organizamos tus fuentes verdaderas — documentos, páginas, políticas, listas de precios, FAQ internas — en una base de conocimiento gobernada. Esto es lo que permite al asistente responder anclado en los hechos, no «de memoria». Es el mecanismo estándar que reduce las respuestas inventadas: recuperar de fuentes controladas.
Definimos tono, alcance, idiomas y comportamiento. El asistente comprende la intención, mantiene el contexto de la conversación y responde por texto y — donde está en el alcance — también al teléfono. El flujo de voz es el estándar del sector: escuchar, transcribir, interpretar la intención, responder, en segundos, en el idioma de quien llama.
Decidimos juntos qué puede hacer Vokira más allá de responder: registrar un contacto, abrir una tarea de seguimiento, iniciar una cita o un pedido, preparar el borrador de un documento. Las acciones que importan — pagos, envíos externos, operaciones delicadas — pasan siempre por un resumen y una confirmación explícita antes de ejecutarse.
Decidimos juntos cuándo Vokira debe detenerse y llamar a una persona: temas sensibles, casos fuera del manual, solicitudes explícitas. En el paso, el agente recibe transcripción y resumen, para entrar ya en contexto. Es la buena práctica reconocida: IA asistida, guiada por humanos.
Si necesitas varias sedes o clientes, activamos workspaces separados, cada uno con conocimiento, configuración y datos aislados. Ninguna contaminación entre bases de conocimiento.
Cada interacción y cada acción es rastreable. Revisamos qué funciona, dónde el asistente debe pasar el relevo, qué añadir al conocimiento. Vokira no es un proyecto de «poner y olvidar»: crece con la empresa. Privacy by design: está diseñada para el cumplimiento del RGPD, con controles de acceso, registros de interacciones, datos separados por workspace y reglas claras sobre quién ve qué.
Ejemplos anonimizados y cualitativos. Sin nombres de clientes, sin cifras históricas.
El front office pasa el día respondiendo las mismas 20 preguntas, mientras los casos realmente importantes se acumulan. Método: un asistente construido sobre conocimiento gobernado que cubre las preguntas estándar y pasa los casos fuera del manual a un humano.
Quienes llaman quieren reservar o pedir, pero la solicitud se queda a medias hasta que alguien la toma — y a veces se pierde. Método: el asistente no solo responde, inicia la operación (contacto, cita, pedido, borrador de documento), pidiendo confirmación donde hace falta.
Cada sede da respuestas distintas, y la información de una «contamina» la de otra. Método: un workspace separado por sede, cada uno con su propio conocimiento y sus propios datos aislados.
Hacer funcionar la IA para muchos clientes distintos se vuelve inmanejable, con alto riesgo de mezclar bases de conocimiento. Método: arquitectura multi-workspace — una sola herramienta, conocimiento y datos totalmente aislados por cliente.
En las horas punta los contactos se acumulan y alguien queda sin respuesta. Método: el asistente absorbe el primer contacto y, donde se necesita un humano, pasa el relevo con el resumen ya preparado.
En una frase, ¿qué es Vokira?
Es la IA que gestiona tu front office: responde a las preguntas de los clientes a partir de tus contenidos reales, capta cada contacto, hace avanzar operaciones diarias (como iniciar una reserva, un pedido o el borrador de un documento) y, cuando se necesita a una persona, pasa el relevo con un resumen listo. La diferencia con un «chatbot» es que responde anclada en tus contenidos y actúa dentro de reglas claras, no al azar.
¿Cómo funciona al teléfono?
Cuando el canal telefónico está en el alcance, el flujo es simple: el asistente escucha, transcribe lo que dices, interpreta la intención y responde, en segundos y en el idioma de quien llama. Responde a partir del conocimiento gobernado de la empresa y, cuando hace falta, pasa la llamada a una persona.
¿La IA puede inventarse las respuestas? ¿Cómo lo evitáis?
Es la preocupación más legítima. Vokira responde a partir de las fuentes reales de la empresa (conocimiento gobernado): cuando no sabe, no improvisa — capta la solicitud y la pasa a un humano. Es el mecanismo estándar para reducir las respuestas inventadas: recuperar de fuentes controladas en lugar de «adivinar».
¿Vokira actúa por su cuenta? ¿Y si se equivoca en una acción importante?
Vokira ejecuta las operaciones que habilitas, pero en las acciones que importan — pagos, envíos externos, operaciones delicadas — nunca arranca sin confirmación: primero te muestra un resumen de lo que está a punto de hacer, y solo actúa si está autorizada. Donde algo la bloquea, prepara un borrador e indica el paso siguiente, en lugar de causar daños.
¿Cómo se produce el paso a un agente humano?
Definimos las reglas juntos: cuándo debe detenerse Vokira (temas sensibles, casos fuera del manual, solicitud explícita del cliente). En el paso, el agente recibe la transcripción completa y un resumen del problema, para que el cliente no tenga que repetir nada. Es el enfoque «IA asistida, guiada por humanos».
¿Es segura para mis datos y está diseñada para el RGPD? Gestiono varios clientes o sedes: ¿se mezcla todo?
Está diseñada con privacy by design y para el cumplimiento del RGPD: controles de acceso, registros de interacciones, separación de datos por workspace y reglas claras sobre quién puede ver qué. Y no, nada se mezcla: Vokira es multi-workspace, así que cada cliente y cada sede tiene conocimiento, configuración y datos aislados, sin ninguna contaminación.
La mejor manera de saber si Vokira encaja es partir de tu front office real: qué preguntas llegan, dónde pierdes contactos, qué debe hacer la IA por su cuenta y cuándo debe intervenir una persona. Sin promesas de caja negra, sin precios al azar: primero el problema, luego una solución construida sobre tus fuentes.
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