Front-office-AI · Antwoorden · Opvangen · Handelen
Vokira is geen chatbot die dingen verzint. Het is de intelligentie die antwoordt wanneer u dat niet kunt, elk contact opvangt, uw dagelijkse handelingen vooruithelpt en — wanneer een persoon nodig is — overdraagt met de samenvatting al klaar. Gebouwd op uw echte content, houdt ze klanten en vestigingen gescheiden en spreekt ze de taal van wie contact opneemt. Gedistribueerd door Tailor Made Media (TMM).
Elke dag krijgt uw bedrijf dezelfde vragen: openingstijden, beschikbaarheid, indicatieve prijzen, status van een bestelling, „kan ik boeken?“, „hoe werkt het?“. Ze lijken onbeduidend. Maar het is juist daar, in de eerste seconden van het contact, dat een prospect beslist om te blijven of weg te lopen. Het telefoonkanaal onthult een groter probleem dan de meesten aannemen: veel gemiste oproepen worden nooit teruggebeld, en een deel van wie geen antwoord krijgt, neemt in plaats daarvan contact op met een concurrent. Daar bovenop ligt een stil probleem: de kennis van het bedrijf is versnipperd. Ze zit in het hoofd van één persoon, in een PDF, in een oude e-mail, in een spreadsheet. Wanneer de front office niet de juiste, actuele informatie bij de hand heeft, antwoordt ze slecht, antwoordt ze laat, of antwoordt ze niet. En wanneer een echte aanvraag binnenkomt — een bestelling, een boeking, een voor te bereiden document — blijft die vaak precies daar steken, wachtend op iemand die haar vooruithelpt.
Voor wie het is: lokale ondernemingen, bedrijven met meerdere vestigingen, sales- en serviceteams, bureaus en groepen die meerdere klanten beheren— en iedereen die eerder teleurgesteld werd door een chatbot.
Voor wie het NIET is (eerlijkheid voorop). Vokira is geen speeltje om aan te zetten en te vergeten, en belooft niet mensen te vervangen. Ze is gebouwd voor wie een front office wil die AI-ondersteund maar mensgestuurd is, verankerd in het eigen materiaal, met duidelijke regels over wat de AI zelf mag doen en wanneer een persoon moet ingrijpen. Bij de acties die ertoe doen — betalingen, externe verzendingen, gevoelige handelingen — handelt Vokira niet op eigen initiatief: ze vat eerst samen en vraagt om bevestiging.
Laten we het jargon opzijzetten. Dit is wat Vokira is, in heldere woorden die iedereen kan volgen.
Een goede receptionist verzint geen antwoorden — hij leest uit het bedrijfshandboek. Vokira doet precies dat. Ze antwoordt vanuit uw echte content — documenten, pagina's, beleidsregels, prijslijsten die u haar geeft. En wanneer een vraag „buiten het handboek“ valt, improviseert ze niet: ze draagt over aan een persoon en geeft de samenvatting al door. De technische term is bestuurde kennis; in de praktijk betekent het simpelweg „ze antwoordt over wat ze weet, en voor wat ze niet weet roept ze een mens.“
Voicemail is waar klanten sterven: de meesten die er belanden, bellen nooit terug. Vokira is gebouwd om te antwoorden wanneer u dat niet kunt, via tekst en — aan de telefoon — ook live, door de taal van de beller te begrijpen en te spreken. Niet om uw stem te vervangen, maar omdat een contact dat niet wacht een verloren contact is.
Hier zit het echte verschil. Vokira stopt niet bij het antwoord: ze maakt van een contact iets concreets. Een telefoontje wordt een nieuw geregistreerd contact; een aanvraag wordt een op te volgen taak; „ik wil graag boeken“ of „ik wil graag bestellen“ wordt een afspraak of een gestarte bestelling; een gevraagd document wordt een kant-en-klaar concept. Altijd binnen uw regels, en met bevestiging vóór elke gevoelige actie.
Als u meerdere vestigingen of klanten beheert, is het risico dat informatie door elkaar raakt. Met Vokira krijgt elke klant en elke vestiging zijn eigen aparte lade: dezelfde intelligentie, maar de kennis en de data raken elkaar nooit en vermengen zich nooit. Eén platform, vele geïsoleerde bases.
Wat klanten het meest haten aan bots, is alles vanaf nul moeten herhalen wanneer eindelijk een echte persoon verschijnt. Niet met Vokira: wanneer ze een gesprek overdraagt aan een menselijke medewerker, geeft ze de volledige transcriptie en een samenvatting van het probleem door. Als een collega die u in twee regels zegt: „dit is waar het over gaat, begin hier.“
Vokira Web is de webversie van Vokira — de assistent waarmee u al kunt praten op de homepagina van TMM: dezelfde intelligentie, op het web.
Ons principe is eenvoudig en vooraf uitgesproken: we vertrekken vanuit het probleem, niet vanuit de tool. Zo wordt een Vokira-front-office gebouwd met TMM.
Hoe we het doen
Eruit · Resultaat
We verkopen geen platform; we luisteren. Welke vragen komen het vaakst voor? Waar verliest u contacten? Wat moet de AI zelf kunnen, en wanneer moet een persoon ingrijpen? De briefing is altijd het vertrekpunt.
We verzamelen en organiseren uw echte bronnen — documenten, pagina's, beleidsregels, prijslijsten, interne FAQ's — in een bestuurde kennisbank. Dit is wat de assistent in staat stelt om verankerd in feiten te antwoorden, niet „uit het geheugen“. Het is het standaardmechanisme dat verzonnen antwoorden vermindert: ophalen uit gecontroleerde bronnen.
We bepalen toon, reikwijdte, talen en gedrag. De assistent begrijpt de intentie, behoudt de gesprekscontext en antwoordt via tekst en — waar het binnen de reikwijdte ligt — ook aan de telefoon. De spraakstroom is de industriestandaard: luisteren, transcriberen, intentie interpreteren, antwoorden, in seconden, in de taal van de beller.
We beslissen samen wat Vokira kan doen naast antwoorden: een contact registreren, een opvolgtaak openen, een afspraak of een bestelling starten, een conceptdocument voorbereiden. De acties die ertoe doen — betalingen, externe verzendingen, gevoelige handelingen — gaan altijd via een samenvatting en een uitdrukkelijke bevestiging voordat ze worden uitgevoerd.
We beslissen samen wanneer Vokira moet stoppen en een persoon moet roepen: gevoelige onderwerpen, gevallen buiten het handboek, uitdrukkelijke verzoeken. Bij de overdracht ontvangt de medewerker transcriptie en samenvatting, zodat hij al in de context instapt. Het is de erkende best practice: AI-ondersteund, mensgestuurd.
Als u meerdere vestigingen of klanten nodig hebt, activeren we aparte workspaces, elk met geïsoleerde kennis, configuratie en data. Geen kruisbesmetting tussen kennisbanken.
Elke interactie en elke actie is traceerbaar. We bekijken wat werkt, waar de assistent moet overdragen, wat aan de kennis moet worden toegevoegd. Vokira is geen „instellen en vergeten“-project: ze groeit mee met het bedrijf. Privacy by design: ze is ontworpen voor AVG-naleving, met toegangscontroles, interactielogs, per workspace gescheiden data en duidelijke regels over wie wat ziet.
Geanonimiseerde, kwalitatieve voorbeelden. Geen klantnamen, geen historische cijfers.
De front office besteedt de dag aan het beantwoorden van dezelfde 20 vragen, terwijl de echt belangrijke gevallen zich opstapelen. Methode: een assistent gebouwd op bestuurde kennis die de standaardvragen afdekt en de gevallen buiten het handboek overdraagt aan een mens.
Bellers willen boeken of bestellen, maar de aanvraag blijft halverwege steken tot iemand haar oppakt — en soms gaat ze verloren. Methode: de assistent antwoordt niet alleen, hij start de handeling (contact, afspraak, bestelling, conceptdocument) en vraagt waar nodig om bevestiging.
Elke vestiging geeft andere antwoorden, en de informatie van de ene „lekt door“ in die van de andere. Methode: een aparte workspace per vestiging, elk met zijn eigen geïsoleerde kennis en data.
AI laten draaien voor veel verschillende klanten wordt onbeheersbaar, met een hoog risico op het door elkaar halen van kennisbanken. Methode: multi-workspace-architectuur — één tool, kennis en data volledig geïsoleerd per klant.
Tijdens piekuren stapelen de contacten zich op en blijft iemand zonder antwoord. Methode: de assistent vangt het eerste contact op en draagt, waar een mens nodig is, over met de samenvatting al klaar.
In één zin, wat is Vokira?
Het is de AI die uw front office aanstuurt: ze beantwoordt klantvragen vanuit uw echte content, vangt elk contact op, helpt dagelijkse handelingen vooruit (zoals het starten van een boeking, een bestelling of een conceptdocument) en draagt, wanneer een persoon nodig is, over met een kant-en-klare samenvatting. Het verschil met een „chatbot“ is dat ze verankerd in uw content antwoordt en binnen duidelijke regels handelt, niet willekeurig.
Hoe werkt het aan de telefoon?
Wanneer het telefoonkanaal binnen de reikwijdte valt, is de stroom eenvoudig: de assistent luistert, transcribeert wat u zegt, interpreteert de intentie en antwoordt, in seconden en in de taal van de beller. Ze antwoordt vanuit de bestuurde kennis van het bedrijf en draagt, wanneer nodig, het gesprek over aan een persoon.
Kan de AI antwoorden verzinnen? Hoe voorkomt u dat?
Het is de meest legitieme zorg. Vokira antwoordt vanuit de echte bronnen van het bedrijf (bestuurde kennis): wanneer ze iets niet weet, improviseert ze niet — ze vangt de aanvraag op en draagt die over aan een mens. Dit is het standaardmechanisme om verzonnen antwoorden te verminderen: ophalen uit gecontroleerde bronnen in plaats van te „gokken“.
Handelt Vokira op eigen initiatief? En als ze een belangrijke actie verkeerd doet?
Vokira voert de handelingen uit die u inschakelt, maar bij de acties die ertoe doen — betalingen, externe verzendingen, gevoelige handelingen — start ze nooit zonder bevestiging: ze toont u eerst een samenvatting van wat ze op het punt staat te doen, en handelt alleen als ze daartoe gemachtigd is. Waar iets haar blokkeert, bereidt ze een concept voor en wijst ze de volgende stap aan, in plaats van schade aan te richten.
Hoe verloopt de overdracht naar een menselijke medewerker?
We bepalen samen de regels: wanneer Vokira moet stoppen (gevoelige onderwerpen, gevallen buiten het handboek, uitdrukkelijk verzoek van de klant). Bij de overdracht ontvangt de medewerker de volledige transcriptie en een samenvatting van het probleem, zodat de klant niets hoeft te herhalen. Het is de aanpak „AI-ondersteund, mensgestuurd“.
Is het veilig voor mijn data en ontworpen voor de AVG? Ik beheer meerdere klanten of vestigingen: raakt alles door elkaar?
Het is ontworpen met privacy by design en voor AVG-naleving: toegangscontroles, interactielogs, datascheiding per workspace en duidelijke regels over wie wat mag zien. En nee, niets raakt door elkaar: Vokira is multi-workspace, dus elke klant en elke vestiging heeft geïsoleerde kennis, configuratie en data, zonder enige kruisbesmetting.
De beste manier om te ontdekken of Vokira bij u past, is vertrekken vanuit uw echte front office: welke vragen binnenkomen, waar u contacten verliest, wat de AI zelf moet doen en wanneer een persoon moet ingrijpen. Geen blackbox-beloften, geen willekeurige prijzen: eerst het probleem, dan een oplossing gebouwd op uw bronnen.
Praat met een senior
