IA de front-office · Répondre · Capter · Agir
Vokira n'est pas un chatbot qui invente. C'est l'intelligence qui répond quand vous ne pouvez pas, capte chaque contact, fait avancer vos opérations quotidiennes et — quand une personne est nécessaire — passe le relais avec le résumé déjà préparé. Bâtie sur vos contenus réels, elle garde clients et établissements séparés et parle la langue de qui vous contacte. Distribuée par Tailor Made Media (TMM).
Chaque jour, votre entreprise reçoit les mêmes questions : horaires, disponibilité, prix indicatifs, statut d'une commande, « puis-je réserver ? », « comment ça marche ? ». Elles semblent anodines. Mais c'est précisément là, dans les premières secondes du contact, qu'un prospect décide de rester ou de partir. Le canal téléphonique révèle un problème plus grand qu'on ne le croit : beaucoup d'appels manqués ne sont jamais rappelés, et une partie de ceux qui n'obtiennent pas de réponse contactent plutôt un concurrent. À cela s'ajoute un problème silencieux : la connaissance de l'entreprise est dispersée. Elle est dans la tête d'une personne, dans un PDF, dans un vieil e-mail, dans un tableur. Quand le front-office n'a pas la bonne information à jour sous la main, il répond mal, répond tard, ou ne répond pas. Et quand une vraie demande arrive — une commande, une réservation, un document à préparer — elle reste souvent bloquée là, en attente de quelqu'un qui la fasse avancer.
Pour qui c'est : commerces de proximité, entreprises multi-établissements, équipes commerciales et de service, agences et groupes gérant plusieurs clients— et tous ceux déjà déçus par un chatbot.
Pour qui ce n'est PAS (l'honnêteté d'abord). Vokira n'est pas un jouet à allumer et oublier, et ne promet pas de remplacer les personnes. Elle est conçue pour qui veut un front-office assisté par l'IA mais piloté par l'humain, ancré dans son propre matériel, avec des règles claires sur ce que l'IA peut faire seule et sur le moment où une personne doit intervenir. Sur les actions qui comptent — paiements, envois externes, opérations sensibles — Vokira n'agit pas de sa propre initiative : elle résume d'abord et demande confirmation.
Mettons de côté le jargon. Voici ce qu'est Vokira, en mots simples que tout le monde comprend.
Un bon réceptionniste n'invente pas les réponses — il lit dans le manuel de l'entreprise. Vokira fait exactement cela. Elle répond à partir de vos contenus réels — documents, pages, politiques, tarifs que vous lui donnez. Et quand une question est « hors manuel », elle n'improvise pas : elle passe le relais à une personne, en lui transmettant déjà le résumé. Le terme technique est connaissance gouvernée ; en pratique, cela signifie simplement « elle répond sur ce qu'elle sait, et pour ce qu'elle ne sait pas, elle appelle un humain ».
La messagerie vocale est l'endroit où les clients meurent : la plupart de ceux qui y arrivent ne rappellent jamais. Vokira est conçue pour répondre quand vous ne pouvez pas, par texte et — au téléphone — en direct aussi, en comprenant et parlant la langue de l'appelant. Non pour remplacer votre voix, mais parce qu'un contact qui n'attend pas est un contact perdu.
Voici la vraie différence. Vokira ne s'arrête pas à la réponse : elle transforme un contact en quelque chose de concret. Un appel devient un nouveau contact enregistré ; une demande devient une tâche à suivre ; « je voudrais réserver » ou « je voudrais commander » devient un rendez-vous ou une commande lancée ; un document demandé devient un brouillon prêt. Toujours dans le cadre de vos règles, et avec confirmation avant toute action sensible.
Si vous gérez plusieurs établissements ou clients, le risque est que les informations se mélangent. Avec Vokira, chaque client et chaque établissement a son propre tiroir séparé : même intelligence, mais les connaissances et les données ne se touchent ni ne se mélangent jamais. Une seule plateforme, de nombreuses bases isolées.
Ce que les clients détestent le plus chez les bots, c'est devoir tout répéter depuis le début quand une vraie personne finit par arriver. Pas avec Vokira : quand elle passe une conversation à un agent humain, elle transmet la transcription complète et un résumé du problème. Comme un collègue qui vous dit en deux lignes : « voilà de quoi il s'agit, commence ici ».
Vokira Web est l'instance web de Vokira — l'assistant avec qui vous pouvez déjà parler sur la page d'accueil de TMM : la même intelligence, sur le web.
Notre principe est simple et affiché : nous partons du problème, pas de l'outil. Voici comment un front-office Vokira se construit avec TMM.
Comment nous le faisons
Sortie · Résultat
Nous ne vendons pas une plateforme ; nous écoutons. Quelles questions reviennent le plus ? Où perdez-vous des contacts ? Que doit pouvoir faire l'IA seule, et quand une personne doit-elle intervenir ? Le brief est toujours le point de départ.
Nous rassemblons et organisons vos vraies sources — documents, pages, politiques, tarifs, FAQ internes — dans une base de connaissances gouvernée. C'est ce qui permet à l'assistant de répondre ancré dans les faits, pas « de mémoire ». C'est le mécanisme standard qui réduit les réponses inventées : récupérer depuis des sources contrôlées.
Nous définissons le ton, le périmètre, les langues et le comportement. L'assistant comprend l'intention, conserve le contexte de la conversation et répond par texte et — là où c'est dans le périmètre — au téléphone aussi. Le flux vocal est le standard du secteur : écouter, transcrire, interpréter l'intention, répondre, en quelques secondes, dans la langue de l'appelant.
Nous décidons ensemble ce que Vokira peut faire au-delà de répondre : enregistrer un contact, ouvrir une tâche de suivi, lancer un rendez-vous ou une commande, préparer le brouillon d'un document. Les actions qui comptent — paiements, envois externes, opérations sensibles — passent toujours par un résumé et une confirmation explicite avant de s'exécuter.
Nous décidons ensemble quand Vokira doit s'arrêter et appeler une personne : sujets sensibles, cas hors manuel, demandes explicites. Au passage, l'agent reçoit la transcription et le résumé, afin d'entrer déjà dans le contexte. C'est la bonne pratique reconnue : IA assistée, pilotée par l'humain.
Si vous avez besoin de plusieurs établissements ou clients, nous activons des workspaces séparés, chacun avec connaissance, configuration et données isolées. Aucune contamination entre bases de connaissances.
Chaque interaction et chaque action est traçable. Nous revoyons ce qui marche, là où l'assistant doit passer le relais, ce qu'il faut ajouter à la connaissance. Vokira n'est pas un projet « on installe et on oublie » : elle grandit avec l'entreprise. Privacy by design : elle est conçue pour la conformité au RGPD, avec contrôles d'accès, journaux des interactions, données séparées par workspace et règles claires sur qui voit quoi.
Exemples anonymisés et qualitatifs. Aucun nom de client, aucun chiffre historique.
Le front-office passe sa journée à répondre aux mêmes 20 questions, tandis que les cas vraiment importants s'accumulent. Méthode : un assistant bâti sur une connaissance gouvernée qui couvre les questions standard et passe les cas hors manuel à un humain.
Les appelants veulent réserver ou commander, mais la demande reste à moitié faite jusqu'à ce que quelqu'un la prenne en main — et parfois elle se perd. Méthode : l'assistant ne se contente pas de répondre, il lance l'opération (contact, rendez-vous, commande, brouillon de document), en demandant confirmation là où c'est nécessaire.
Chaque établissement donne des réponses différentes, et les informations de l'un « débordent » sur celles d'un autre. Méthode : un workspace séparé par établissement, chacun avec sa propre connaissance et ses propres données isolées.
Faire fonctionner l'IA pour de nombreux clients différents devient ingérable, avec un risque élevé de mélanger les bases de connaissances. Méthode : architecture multi-workspace — un seul outil, connaissance et données entièrement isolées par client.
Aux heures de pointe, les contacts s'accumulent et quelqu'un reste sans réponse. Méthode : l'assistant absorbe le premier contact et, là où un humain est nécessaire, passe le relais avec le résumé déjà préparé.
En une phrase, qu'est-ce que Vokira ?
C'est l'IA qui pilote votre front-office : elle répond aux questions des clients à partir de vos contenus réels, capte chaque contact, fait avancer les opérations quotidiennes (comme lancer une réservation, une commande ou le brouillon d'un document) et, quand une personne est nécessaire, passe le relais avec un résumé prêt. La différence avec un « chatbot » est qu'elle répond ancrée dans vos contenus et agit selon des règles claires, pas au hasard.
Comment ça marche au téléphone ?
Quand le canal téléphonique est dans le périmètre, le flux est simple : l'assistant écoute, transcrit ce que vous dites, interprète l'intention et répond, en quelques secondes et dans la langue de l'appelant. Il répond à partir de la connaissance gouvernée de l'entreprise et, au besoin, passe l'appel à une personne.
L'IA peut-elle inventer des réponses ? Comment l'évitez-vous ?
C'est la préoccupation la plus légitime. Vokira répond à partir des sources réelles de l'entreprise (connaissance gouvernée) : quand elle ne sait pas, elle n'improvise pas — elle capte la demande et la passe à un humain. C'est le mécanisme standard pour réduire les réponses inventées : récupérer depuis des sources contrôlées au lieu de « deviner ».
Vokira agit-elle seule ? Et si elle se trompe sur une action importante ?
Vokira exécute les opérations que vous activez, mais sur les actions qui comptent — paiements, envois externes, opérations sensibles — elle ne démarre jamais sans confirmation : elle vous montre d'abord un résumé de ce qu'elle s'apprête à faire, puis agit seulement si elle y est autorisée. Là où quelque chose la bloque, elle prépare un brouillon et indique l'étape suivante, au lieu de causer des dégâts.
Comment se passe le relais vers un agent humain ?
Nous définissons les règles ensemble : quand Vokira doit s'arrêter (sujets sensibles, cas hors manuel, demande explicite du client). Au relais, l'agent reçoit la transcription complète et un résumé du problème, afin que le client n'ait rien à répéter. C'est l'approche « IA assistée, pilotée par l'humain ».
Est-ce sûr pour mes données et conçu pour le RGPD ? Je gère plusieurs clients ou établissements : tout se mélange-t-il ?
C'est conçu avec privacy by design et pour la conformité au RGPD : contrôles d'accès, journaux des interactions, séparation des données par workspace et règles claires sur qui peut voir quoi. Et non, rien ne se mélange : Vokira est multi-workspace, donc chaque client et chaque établissement a connaissance, configuration et données isolées, sans aucune contamination.
La meilleure façon de savoir si Vokira vous convient est de partir de votre front-office réel : quelles questions arrivent, où vous perdez des contacts, ce que l'IA doit faire seule et quand une personne doit intervenir. Aucune promesse en boîte noire, aucun prix au hasard : d'abord le problème, puis une solution construite sur vos sources.
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