IA de front office · Responder · Captar · Agir
A Vokira não é um chatbot que inventa. É a inteligência que responde quando você não pode, capta cada contacto, faz avançar as suas operações do dia a dia e — quando uma pessoa é necessária — passa o testemunho com o resumo já preparado. Construída sobre os seus conteúdos reais, mantém clientes e unidades separados e fala a língua de quem o contacta. Distribuída pela Tailor Made Media (TMM).
Todos os dias a sua empresa recebe as mesmas perguntas: horários, disponibilidade, preços indicativos, estado de uma encomenda, «posso reservar?», «como funciona?». Parecem triviais. Mas é exactamente ali, nos primeiros segundos de contacto, que um potencial cliente decide se fica ou se vai embora. O canal telefónico revela um problema maior do que a maioria imagina: muitas chamadas perdidas nunca são devolvidas, e parte de quem não recebe resposta contacta antes um concorrente. A isto soma-se um problema silencioso: o conhecimento da empresa está disperso. Vive na cabeça de uma pessoa, num PDF, num e-mail antigo, numa folha de cálculo. Quando o front office não tem à mão a informação certa e atualizada, responde mal, responde tarde, ou não responde. E quando chega um pedido real — uma encomenda, uma reserva, um documento a preparar — fica muitas vezes parado ali, à espera de alguém que o faça avançar.
Para quem é: negócios locais, empresas com várias unidades, equipas comerciais e de serviço, agências e grupos que gerem vários clientes— e quem já ficou desiludido com um chatbot.
Para quem NÃO é (honestidade acima de tudo). A Vokira não é um brinquedo para ligar e esquecer, e não promete substituir as pessoas. É pensada para quem quer um front office assistido por IA mas guiado por humanos, ancorado no seu próprio material, com regras claras sobre o que a IA pode fazer sozinha e quando uma pessoa deve intervir. Nas ações que contam — pagamentos, envios externos, operações delicadas — a Vokira não age por sua iniciativa: primeiro resume e pede confirmação.
Deixemos de lado o jargão. Eis o que é a Vokira, em palavras simples que qualquer um percebe.
Um bom recepcionista não inventa as respostas — lê do manual da empresa. A Vokira faz exatamente isso. Responde a partir dos seus conteúdos reais — documentos, páginas, políticas, tabelas de preços que lhe dá. E quando uma pergunta está «fora do manual», não improvisa: passa o testemunho a uma pessoa, entregando já o resumo. O termo técnico é conhecimento governado; na prática significa simplesmente «responde sobre o que sabe, e sobre o que não sabe chama um humano».
O atendedor de chamadas é onde os clientes morrem: a maioria de quem lá chega nunca volta a ligar. A Vokira foi feita para responder quando você não pode, por texto e — ao telefone — também ao vivo, percebendo e falando a língua de quem liga. Não para substituir a sua voz, mas porque um contacto que não espera é um contacto perdido.
Aqui está a verdadeira diferença. A Vokira não para na resposta: transforma um contacto em algo concreto. Uma chamada torna-se um novo contacto registado; um pedido torna-se uma tarefa a acompanhar; «gostaria de reservar» ou «gostaria de encomendar» torna-se uma marcação ou uma encomenda iniciada; um documento pedido torna-se um rascunho pronto. Sempre dentro das suas regras, e com confirmação antes de qualquer ação delicada.
Se gere várias unidades ou clientes, o risco é que a informação se misture. Com a Vokira, cada cliente e cada unidade tem a sua própria gaveta separada: a mesma inteligência, mas o conhecimento e os dados nunca se tocam nem se misturam. Uma única plataforma, muitas bases isoladas.
O que os clientes mais odeiam nos bots é ter de repetir tudo do zero quando finalmente aparece uma pessoa real. Com a Vokira não: quando passa uma conversa para um agente humano, entrega a transcrição completa e um resumo do problema. Como um colega que lhe diz em duas linhas: «é disto que se trata, comece por aqui».
A Vokira Web é a instância web da Vokira — o assistente com quem já pode falar na página inicial da TMM: a mesma inteligência, na web.
O nosso princípio é simples e declarado: partimos do problema, não da ferramenta. Eis como se constrói um front office Vokira com a TMM.
Como o fazemos
Sai · Resultado
Não vendemos uma plataforma; ouvimos. Que perguntas chegam mais vezes? Onde perde contactos? O que deve a IA poder fazer sozinha, e quando deve uma pessoa intervir? O brief é sempre o ponto de partida.
Reunimos e organizamos as suas fontes verdadeiras — documentos, páginas, políticas, tabelas de preços, FAQ internas — numa base de conhecimento governada. É isto que permite ao assistente responder ancorado nos factos, não «de memória». É o mecanismo padrão que reduz as respostas inventadas: recuperar de fontes controladas.
Definimos tom, âmbito, idiomas e comportamento. O assistente percebe a intenção, mantém o contexto da conversa e responde por texto e — onde está no âmbito — também ao telefone. O fluxo de voz é o padrão do setor: ouvir, transcrever, interpretar a intenção, responder, em segundos, na língua de quem liga.
Decidimos em conjunto o que a Vokira pode fazer além de responder: registar um contacto, abrir uma tarefa de acompanhamento, iniciar uma marcação ou uma encomenda, preparar o rascunho de um documento. As ações que contam — pagamentos, envios externos, operações delicadas — passam sempre por um resumo e uma confirmação explícita antes de serem executadas.
Decidimos em conjunto quando a Vokira deve parar e chamar uma pessoa: temas sensíveis, casos fora do manual, pedidos explícitos. Na passagem, o agente recebe transcrição e resumo, entrando já em contexto. É a boa prática reconhecida: IA assistida, guiada por humanos.
Se precisar de várias unidades ou clientes, ativamos workspaces separados, cada um com conhecimento, configuração e dados isolados. Nenhuma contaminação entre bases de conhecimento.
Cada interação e cada ação é rastreável. Revemos o que funciona, onde o assistente deve passar o testemunho, o que acrescentar ao conhecimento. A Vokira não é um projeto de «pôr e esquecer»: cresce com a empresa. Privacy by design: é concebida para a conformidade com o RGPD, com controlos de acesso, registos das interações, dados separados por workspace e regras claras sobre quem vê o quê.
Exemplos anonimizados e qualitativos. Sem nomes de clientes, sem números históricos.
O front office passa o dia a responder às mesmas 20 perguntas, enquanto os casos realmente importantes se acumulam. Método: um assistente construído sobre conhecimento governado que cobre as perguntas padrão e passa os casos fora do manual a um humano.
Quem liga quer reservar ou encomendar, mas o pedido fica a meio até alguém o pegar — e às vezes perde-se. Método: o assistente não se limita a responder, inicia a operação (contacto, marcação, encomenda, rascunho de documento), pedindo confirmação onde é preciso.
Cada unidade dá respostas diferentes, e a informação de uma «contamina» a de outra. Método: um workspace separado por unidade, cada um com o seu próprio conhecimento e os seus próprios dados isolados.
Fazer funcionar a IA para muitos clientes diferentes torna-se ingerível, com alto risco de misturar bases de conhecimento. Método: arquitetura multi-workspace — uma só ferramenta, conhecimento e dados totalmente isolados por cliente.
Nas horas de ponta os contactos acumulam-se e alguém fica sem resposta. Método: o assistente absorve o primeiro contacto e, onde é preciso um humano, passa o testemunho com o resumo já preparado.
Numa frase, o que é a Vokira?
É a IA que comanda o seu front office: responde às perguntas dos clientes a partir dos seus conteúdos reais, capta cada contacto, faz avançar operações diárias (como iniciar uma reserva, uma encomenda ou o rascunho de um documento) e, quando uma pessoa é necessária, passa o testemunho com um resumo pronto. A diferença em relação a um «chatbot» é que responde ancorada nos seus conteúdos e age dentro de regras claras, não ao acaso.
Como funciona ao telefone?
Quando o canal telefónico está no âmbito, o fluxo é simples: o assistente ouve, transcreve o que diz, interpreta a intenção e responde, em segundos e na língua de quem liga. Responde a partir do conhecimento governado da empresa e, quando é preciso, passa a chamada a uma pessoa.
A IA pode inventar as respostas? Como o evitam?
É a preocupação mais legítima. A Vokira responde a partir das fontes reais da empresa (conhecimento governado): quando não sabe, não improvisa — capta o pedido e passa-o a um humano. É o mecanismo padrão para reduzir as respostas inventadas: recuperar de fontes controladas em vez de «adivinhar».
A Vokira age sozinha? E se errar uma ação importante?
A Vokira executa as operações que ativar, mas nas ações que contam — pagamentos, envios externos, operações delicadas — nunca arranca sem confirmação: primeiro mostra-lhe um resumo do que está prestes a fazer, e só age se estiver autorizada. Onde algo a bloqueia, prepara um rascunho e indica o passo seguinte, em vez de causar danos.
Como acontece a passagem para um agente humano?
Definimos as regras em conjunto: quando a Vokira deve parar (temas sensíveis, casos fora do manual, pedido explícito do cliente). Na passagem, o agente recebe a transcrição completa e um resumo do problema, para que o cliente não tenha de repetir nada. É a abordagem «IA assistida, guiada por humanos».
É segura para os meus dados e concebida para o RGPD? Giro vários clientes ou unidades: mistura-se tudo?
É concebida com privacy by design e para a conformidade com o RGPD: controlos de acesso, registos das interações, separação de dados por workspace e regras claras sobre quem pode ver o quê. E não, nada se mistura: a Vokira é multi-workspace, por isso cada cliente e cada unidade tem conhecimento, configuração e dados isolados, sem qualquer contaminação.
A melhor forma de saber se a Vokira lhe serve é partir do seu front office real: que perguntas chegam, onde perde contactos, o que a IA deve fazer sozinha e quando uma pessoa deve intervir. Sem promessas de caixa fechada, sem preços ao acaso: primeiro o problema, depois uma solução construída sobre as suas fontes.
Fale com um sénior
