Front-Office-KI · Antworten · Erfassen · Handeln
Vokira ist kein Chatbot, der sich Dinge ausdenkt. Es ist die Intelligenz, die antwortet, wenn Sie nicht können, jeden Kontakt erfasst, Ihre täglichen Abläufe vorantreibt und — wenn eine Person gebraucht wird — mit bereits vorbereiteter Zusammenfassung übergibt. Aufgebaut auf Ihren echten Inhalten, hält sie Kunden und Standorte getrennt und spricht die Sprache derer, die sich melden. Vertrieben von Tailor Made Media (TMM).
Jeden Tag erhält Ihr Unternehmen dieselben Fragen: Öffnungszeiten, Verfügbarkeit, Richtpreise, Bestellstatus, „Kann ich buchen?“, „Wie funktioniert das?“. Sie wirken belanglos. Doch genau dort, in den ersten Sekunden des Kontakts, entscheidet ein Interessent, ob er bleibt oder geht. Der Telefonkanal offenbart ein größeres Problem als die meisten annehmen: Viele verpasste Anrufe werden nie zurückgerufen, und ein Teil derer, die keine Antwort bekommen, wendet sich stattdessen an einen Wettbewerber. Hinzu kommt ein stilles Problem: Das Unternehmenswissen ist verstreut. Es steckt im Kopf einer Person, in einem PDF, in einer alten E-Mail, in einer Tabelle. Wenn das Front-Office nicht die richtigen, aktuellen Informationen zur Hand hat, antwortet es schlecht, antwortet spät oder antwortet gar nicht. Und wenn eine echte Anfrage hereinkommt — eine Bestellung, eine Buchung, ein vorzubereitendes Dokument — bleibt sie oft genau dort stecken und wartet darauf, dass jemand sie vorantreibt.
Für wen es ist: lokale Unternehmen, Unternehmen mit mehreren Standorten, Vertriebs- und Serviceteams, Agenturen und Gruppen mit mehreren Kunden— und alle, die zuvor von einem Chatbot enttäuscht wurden.
Für wen es NICHT ist (Ehrlichkeit zuerst). Vokira ist kein Spielzeug zum Einschalten und Vergessen und verspricht nicht, Menschen zu ersetzen. Es ist für jene gebaut, die ein Front-Office wollen, das KI-gestützt, aber menschlich geführt ist, verankert im eigenen Material, mit klaren Regeln, was die KI allein tun darf und wann eine Person eingreifen muss. Bei den Aktionen, die zählen — Zahlungen, externe Versände, sensible Vorgänge — handelt Vokira nicht von sich aus: Sie fasst zuerst zusammen und bittet um Bestätigung.
Lassen wir den Fachjargon beiseite. Hier ist, was Vokira ist, in klaren Worten, die jeder versteht.
Ein guter Empfangsmitarbeiter erfindet keine Antworten — er liest aus dem Unternehmenshandbuch. Vokira macht genau das. Es antwortet aus Ihren echten Inhalten — Dokumente, Seiten, Richtlinien, Preislisten, die Sie ihm geben. Und wenn eine Frage „außerhalb des Handbuchs“ liegt, improvisiert es nicht: Es übergibt an eine Person und reicht bereits die Zusammenfassung weiter. Der Fachbegriff lautet kontrolliertes Wissen; in der Praxis heißt das schlicht: „Es antwortet über das, was es weiß, und für das, was es nicht weiß, ruft es einen Menschen.“
Die Mailbox ist der Ort, an dem Kunden verloren gehen: Die meisten, die dort landen, rufen nie zurück. Vokira ist darauf ausgelegt, zu antworten, wenn Sie es nicht können, per Text und — am Telefon — auch live, indem es die Sprache des Anrufers versteht und spricht. Nicht um Ihre Stimme zu ersetzen, sondern weil ein Kontakt, der nicht wartet, ein verlorener Kontakt ist.
Hier liegt der wahre Unterschied. Vokira bleibt nicht bei der Antwort stehen: Es verwandelt einen Kontakt in etwas Konkretes. Ein Anruf wird zu einem neu erfassten Kontakt; eine Anfrage wird zu einer nachzuverfolgenden Aufgabe; „Ich möchte buchen“ oder „Ich möchte bestellen“ wird zu einem Termin oder einer gestarteten Bestellung; ein angefordertes Dokument wird zu einem fertigen Entwurf. Stets innerhalb Ihrer Regeln und mit Bestätigung vor jeder sensiblen Aktion.
Wenn Sie mehrere Standorte oder Kunden betreuen, besteht die Gefahr, dass Informationen vermischt werden. Mit Vokira erhält jeder Kunde und jeder Standort seine eigene getrennte Schublade: dieselbe Intelligenz, aber Wissen und Daten berühren oder vermischen sich nie. Eine Plattform, viele isolierte Basen.
Was Kunden an Bots am meisten hassen, ist, alles von vorn wiederholen zu müssen, wenn endlich eine echte Person erscheint. Nicht bei Vokira: Wenn es ein Gespräch an einen menschlichen Mitarbeiter übergibt, reicht es das vollständige Transkript und eine Zusammenfassung des Problems weiter. Wie ein Kollege, der Ihnen in zwei Zeilen sagt: „Hier geht es darum, fang hier an.“
Vokira Web ist die Web-Instanz von Vokira — der Assistent, mit dem Sie bereits auf der Startseite von TMM sprechen können: dieselbe Intelligenz, im Web.
Unser Prinzip ist einfach und offen erklärt: Wir beginnen beim Problem, nicht beim Werkzeug. So wird ein Vokira-Front-Office mit TMM aufgebaut.
Wie wir es machen
Raus · Ergebnis
Wir verkaufen keine Plattform; wir hören zu. Welche Fragen kommen am häufigsten? Wo verlieren Sie Kontakte? Was soll die KI allein können und wann muss eine Person eingreifen? Das Briefing ist stets der Ausgangspunkt.
Wir sammeln und organisieren Ihre echten Quellen — Dokumente, Seiten, Richtlinien, Preislisten, interne FAQs — in einer kontrollierten Wissensbasis. Das ist es, was dem Assistenten erlaubt, faktenbasiert zu antworten, nicht „aus dem Gedächtnis“. Es ist der Standardmechanismus, der erfundene Antworten reduziert: aus kontrollierten Quellen abrufen.
Wir definieren Ton, Umfang, Sprachen und Verhalten. Der Assistent versteht die Absicht, behält den Gesprächskontext und antwortet per Text und — wo es im Umfang liegt — auch am Telefon. Der Sprachablauf ist der Branchenstandard: zuhören, transkribieren, Absicht deuten, antworten, in Sekunden, in der Sprache des Anrufers.
Wir entscheiden gemeinsam, was Vokira über das Antworten hinaus tun kann: einen Kontakt erfassen, eine Folgeaufgabe öffnen, einen Termin oder eine Bestellung starten, einen Dokumententwurf vorbereiten. Die Aktionen, die zählen — Zahlungen, externe Versände, sensible Vorgänge — laufen stets über eine Zusammenfassung und eine ausdrückliche Bestätigung, bevor sie ausgeführt werden.
Wir entscheiden gemeinsam, wann Vokira anhalten und eine Person rufen muss: sensible Themen, Fälle außerhalb des Handbuchs, ausdrückliche Anfragen. Bei der Übergabe erhält der Mitarbeiter Transkript und Zusammenfassung, sodass er bereits im Kontext einsteigt. Es ist die anerkannte Best Practice: KI-gestützt, menschlich geführt.
Wenn Sie mehrere Standorte oder Kunden brauchen, aktivieren wir getrennte Workspaces, jeder mit isoliertem Wissen, isolierter Konfiguration und isolierten Daten. Keine Vermischung zwischen Wissensbasen.
Jede Interaktion und jede Aktion ist nachvollziehbar. Wir prüfen, was funktioniert, wo der Assistent übergeben sollte, was dem Wissen hinzuzufügen ist. Vokira ist kein „einmal einrichten und vergessen“-Projekt: Es wächst mit dem Unternehmen. Privacy by Design: Es ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt, mit Zugriffskontrollen, Interaktionsprotokollen, pro Workspace getrennten Daten und klaren Regeln, wer was sieht.
Anonymisierte, qualitative Beispiele. Keine Kundennamen, keine historischen Zahlen.
Das Front-Office verbringt den Tag damit, dieselben 20 Fragen zu beantworten, während wirklich wichtige Fälle liegen bleiben. Methode: ein auf kontrolliertem Wissen aufgebauter Assistent, der Standardfragen abdeckt und Fälle außerhalb des Handbuchs an einen Menschen übergibt.
Anrufer wollen buchen oder bestellen, doch die Anfrage bleibt halbfertig stecken, bis jemand sie aufnimmt — und manchmal geht sie verloren. Methode: Der Assistent antwortet nicht nur, er startet den Vorgang (Kontakt, Termin, Bestellung, Dokumententwurf) und bittet bei Bedarf um Bestätigung.
Jeder Standort gibt andere Antworten, und die Informationen eines Standorts „verfälschen“ die eines anderen. Methode: ein getrennter Workspace pro Standort, jeder mit eigenem isoliertem Wissen und eigenen Daten.
KI für viele verschiedene Kunden zu betreiben, wird unkontrollierbar, mit hohem Risiko, Wissensbasen zu vermischen. Methode: Multi-Workspace-Architektur — ein Werkzeug, Wissen und Daten vollständig pro Kunde isoliert.
In Stoßzeiten häufen sich die Kontakte und jemand bleibt ohne Antwort. Methode: Der Assistent fängt den Erstkontakt ab und übergibt, wo ein Mensch gebraucht wird, mit bereits vorbereiteter Zusammenfassung.
Was ist Vokira in einem Satz?
Es ist die KI, die Ihr Front-Office steuert: Sie beantwortet Kundenfragen aus Ihren echten Inhalten, erfasst jeden Kontakt, bringt tägliche Abläufe voran (etwa eine Buchung, eine Bestellung oder einen Dokumententwurf starten) und übergibt, wenn eine Person gebraucht wird, mit einer fertigen Zusammenfassung. Der Unterschied zu einem „Chatbot“ ist, dass sie verankert in Ihren Inhalten antwortet und innerhalb klarer Regeln handelt, nicht zufällig.
Wie funktioniert es am Telefon?
Wenn der Telefonkanal im Umfang liegt, ist der Ablauf einfach: Der Assistent hört zu, transkribiert, was Sie sagen, deutet die Absicht und antwortet, in Sekunden und in der Sprache des Anrufers. Er antwortet aus dem kontrollierten Wissen des Unternehmens und übergibt den Anruf bei Bedarf an eine Person.
Kann die KI Antworten erfinden? Wie verhindern Sie das?
Das ist die berechtigteste Sorge. Vokira antwortet aus den echten Quellen des Unternehmens (kontrolliertes Wissen): Wenn sie etwas nicht weiß, improvisiert sie nicht — sie erfasst die Anfrage und übergibt sie an einen Menschen. Das ist der Standardmechanismus zur Reduzierung erfundener Antworten: aus kontrollierten Quellen abrufen statt zu „raten“.
Handelt Vokira von sich aus? Und wenn sie eine wichtige Aktion falsch macht?
Vokira führt die Vorgänge aus, die Sie freigeben, aber bei den Aktionen, die zählen — Zahlungen, externe Versände, sensible Vorgänge — geht sie nie ohne Bestätigung vor: Sie zeigt Ihnen zuerst eine Zusammenfassung dessen, was sie tun will, und handelt nur, wenn sie autorisiert ist. Wo etwas sie blockiert, bereitet sie einen Entwurf vor und weist auf den nächsten Schritt hin, statt Schaden anzurichten.
Wie läuft die Übergabe an einen menschlichen Mitarbeiter ab?
Wir definieren die Regeln gemeinsam: wann Vokira anhalten muss (sensible Themen, Fälle außerhalb des Handbuchs, ausdrückliche Kundenanfrage). Bei der Übergabe erhält der Mitarbeiter das vollständige Transkript und eine Zusammenfassung des Problems, sodass der Kunde nichts wiederholen muss. Es ist der Ansatz „KI-gestützt, menschlich geführt“.
Ist es sicher für meine Daten und für die DSGVO ausgelegt? Ich betreue mehrere Kunden oder Standorte: Vermischt sich alles?
Es ist mit Privacy by Design und für DSGVO-Konformität ausgelegt: Zugriffskontrollen, Interaktionsprotokolle, Datentrennung pro Workspace und klare Regeln, wer was sehen darf. Und nein, nichts vermischt sich: Vokira ist Multi-Workspace, sodass jeder Kunde und jeder Standort isoliertes Wissen, isolierte Konfiguration und isolierte Daten hat, ohne jede Vermischung.
Der beste Weg, herauszufinden, ob Vokira passt, ist, bei Ihrem echten Front-Office zu beginnen: welche Fragen hereinkommen, wo Sie Kontakte verlieren, was die KI allein tun soll und wann eine Person eingreifen muss. Keine Blackbox-Versprechen, keine willkürlichen Preise: erst das Problem, dann eine auf Ihren Quellen aufgebaute Lösung.
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